Establecimiento

Nombre: Gloria Andrea Giraldo Giraldo/FRAGANCIAS MAGICO
Direccion: Carrera 7 l Bis # 70-40
Telefono: 662 98 70
Ciudad/ Municipio: Santiago de Cali
Nit: 66.837.924-3

Representate Legal o Propietario:

Nombre: Gloria Andrea Giraldo Giraldo
Direccion: Carrera 7 l Bis # 70-40
Telefono: 662 98 70
Ciudad/ Municipio: Santiagp de Cali
Nit: 66.837.924-3

Direccion Tecnica:

Nombre y Apellido: Diana Maria Garcia Chica
Identificacion: C.C No. 67.039.076 de Cali-Valle

Los sistemas de inventarios admitidos en Colombia son dos, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros notables de las mismas. Los sistemas de inventarios existentes son:

1. SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO:
Sus características son:
· El costo de las mercancías vendidas deben encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.
· Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o perdidas)
· Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, se debe proceder a efectuar un contenido físico lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas
· No mantiene el dato actualizado de inventario de Mercancías,, debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; l igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225..
· En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con dos datos, uno al iniciar el periodo conocido como el inventario inicial, y otro al finalizar el periodo conocido como el inventario final
· No utiliza tarjetas de Kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace determinando las cantidades.

2. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE:
Sus características son:
· El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se hace una venta.
· Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.
· El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías Debido a que los registros de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final
· No necesita descrismar el dato del inventario inicial o final, porque permanentemente según el Kardex se conoce las existencias y sus respectivo costo
· El Kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costos. Los sistemas de inventarios admitidos en Colombia son dos, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros notables de las mismas. Los sistemas de inventarios existentes son:

1. SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO:
Sus características son:
· El costo de las mercancías vendidas deben encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.
· Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o perdidas)
· Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, se debe proceder a efectuar un contenido físico lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas
· No mantiene el dato actualizado de inventario de Mercancías,, debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; l igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225..
· En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con dos datos, uno al iniciar el periodo conocido como el inventario inicial, y otro al finalizar el periodo conocido como el inventario final
· No utiliza tarjetas de Kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace determinando las cantidades.

2. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE:
Sus características son:
· El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se hace una venta.
· Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.
· El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías Debido a que los registros de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final
· No necesita descrismar el dato del inventario inicial o final, porque permanentemente según el Kardex se conoce las existencias y sus respectivo costo
· El Kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costos.

“FRAGANCIAS MAGICO” maneja un sistema de inventario permanente debido a que sus entradas y salidas se realizan directamente a la cuenta 1435, esta permanece actualizada dando a conocer en todo momento el inventario final; que se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías. Además su inventario es llevado a cabo a través del KARDEX, cuyo mecanismo se les facilita mas para el uso apropiado de su contabilidad y conteo de sus productos, ingresos, gastos y perdidas.

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
• Inventarios de Materia Prima • Inventarios de Producción en Proceso • Inventarios de Productos Terminados • Inventarios de Materiales y Suministros

Inventarios de Materias Primas
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado. Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventario de Productos Terminados:
Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda.

Inventario de Materiales y Suministros:
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación.
• Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

Los tipos de inventarios manejados por “FRAGANCIAS MAGICO”, teniendo en cuenta que es un establecimiento donde fabrican sus propios productos para la venta y distribución; estos manejan tres tipos integrados como uno solo así:

*Inventarios de productos terminados, productos en proceso de fabricación e inventarios de materias primas:

Esta lleva a cabo la elaboración de sus productos a través de una serie de componentes que cumplen su función dependiendo el tipo de elemento que se vaya a elaborar. Como por ejemplo:

*Para los ambientadores líquidos su materia prima necesaria es:

* Anilina (color vegetal)

* Las fragancias

* El alcohol Etílico

* La curaLos tipos de inventarios manejados por “FRAGANCIAS MAGICO”, teniendo en cuenta que es un establecimiento donde fabrican sus propios productos para la venta y distribución; estos manejan tres tipos integrados como uno solo así:

*Inventarios de productos terminados, productos en proceso de fabricación e inventarios de materias primas:

Esta lleva a cabo la elaboración de sus productos a través de una serie de componentes que cumplen su función dependiendo el tipo de elemento que se vaya a elaborar. Como por ejemplo:

*Para los ambientadores líquidos su materia prima necesaria es:

* Anilina (color vegetal)

* Las fragancias

* El alcohol Etílico

* La curarina o fijador 

* Glicerina (entre otros).

Estos elementos básicos no son solamente necesarios para la elaboración de un producto en sí, sino que son la base de muchos más tales como:

• Los desinfectantes para pisos
• Los líquidos limpia vidrios
• Jabón lavaplatos liquido

Es pues así como se llevan a cabo los tipos de en inventarios en la empresa visitada.rina o fijador 

* Glicerina (entre otros).

Estos elementos básicos no son solamente necesarios para la elaboración de un producto en sí, sino que son la base de muchos más tales como:

• Los desinfectantes para pisos
• Los líquidos limpia vidrios
• Jabón lavaplatos liquido

Es pues así como se llevan a cabo los tipos de en inventarios en la empresa visitada.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA TOMA DE INVENTARIOS E INSTRUCCIÓNES PARA LA VERIFICACION FISICA

La toma de inventario físico es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con que cuenta una empresa con el fin de asegurar su existencia al real y contar con información actualizada, permitiendo dichos resultados la conciliación con los registros contables y patrimoniales, establecer diferencias con inventarios inmediatos anteriores y en caso de existir faltantes, se procederá a un seguimiento o investigación para luego practicar los ajustes correspondientes con la autorización del Departamento de Contabilidad. Básicamente existen dos tipos de Inventarios Físicos: • Inventario Físico General • Inventario Físico de Almacén Las Normas Técnicas de control de Inventarios para el Sector Publico, según R. No. 072-98/CG, establece la obligatoriedad de llevar a cabo una vez al año el Inventario Físico General, es decir el inventario anual debe realizarse el 31 de Diciembre de cada año, debiendo practicarse también inventarios parciales, de cuyos resultados se emitirán reportes informando ubicación uso y estado de conservación del bien, fortaleciendo así el control interno de los mismos. La toma de Inventario Físico de Almacén, de los bienes que se hallan en custodia temporal en Almacén es de responsabilidad del Departamento de Abastecimiento, éstos son los más frecuentes. Los inventarios deben ser realizados por equipos especiales conformados por personal debidamente capacitado, designados por la Oficina de Administración y Finanzas en coordinación con el Departamento de Contabilidad.

En el establecimiento “FRAGANCIAS MAGICO” no cuenta con equipos especiales conformado por personal debidamente capacitadas. Pero a pesar de esto, su contabilidad es organizada, pues es manejada por la contadora “María Inés Martin” quien los visita una vez por semana, adicionalmente tiene dos auxiliares contables graduadas del Valle, las cuales están de forma permanente manteniendo todo de forma ordenada. Aunque el establecimiento no está localizado en un área industrial, debido a su cumplimiento de sus papeles en regla, e otorgaron el Certificado del Uso del Suelo y Capacitación de Producción e Higiene Domestica.

FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil. El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

Además de conocer conceptualmente las funciones de los inventarios; a través e la visita a “FRAGANCIAS MAGICO” llegamos a la conclusión que con el control en el registro de existencias en sus producto, el establecimiento puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con mayor rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.
Además como no solamente “FRAGANCIAS MAGICO” distribuye sus productos en el establecimiento, si no que tiene vendedores los cuales, van directamente de puerta en puerta ofreciendo sus productos; el ordenado manejo del balance de sus servicios permite que rápidamente se haga un recuento de ganancias o perdidas que tuvieron durante el día.
Con esto aprendimos que tanto el inventario como las cuentas por cobrar deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficacia de un sistema de inventario es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa o establecimiento teniendo como premisas sus objetivos generales.

PLANIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIO

>En la mayoria de empresas, los inventarios representan un activo con alto valor monetario para la misma, teniendo en cuenta que para conseguir que el inventario tome un gran peso economico para el negocio es vital realizarle una inversión considerable; esto conlleva a generar efectos importantes sobre las funciones de los inventarios diferentes y a menudo incompatible con el desarrollo de los controles internos de la organización. Por consiguiente la importancia de conocer las politicas generales sobre las áreas de la empresa con las cuales los inventario mantienen un contacto permanente: VENTAS: Es importante mantener los inventarios elevados y disponibles para hacer frentes a las exigencias y cambios del mercado. PRODUCCION: Se necesitan mantener elevados y actualizados los inventarios de materias primas, pues estan garantizan la eficiencia en la fabricación, y una base de productos terminados para estabilizar los niveles de producción. COMPRAS: Las compras al por mayor minimizan los costos por unidad y los gastos de compras a nivel general. FINANCIACION: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen los costos de mantener inventarios.

>Para el manejo de inventario de "FRAGANCIAS MAGICO", no hay unas politicas fijas, ni normas que se lleven a cabo como indispensables para el establecimiento; sin embargo sus administradores tienen en la cuenta que los inventarios añaden una flexibilidad de operacion que de otra manera no existiria . por ella, en fabricacion, los inventarios de productos en procesos son una necesidad absoluta, y como tal rigen determinadas estrategias internas que garantizan excelentes resultados en sus registros total de productos

MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

> Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.

A pesar que "FRAGANCIAS MÁGICO" es un régimen simplificado, ya que su administradora es una persona natural, comerciante, minorista. Maneja una contabilidad estable, en la cual a la hora de realizar sus inventarios tiene en cuenta la importancia de éste, y su continuidad es constante; por esto en cada periodo contable, compara y analiza que factible resultan sus ventas, para mantener un punto de equilibrio entre sus ganancias, perdidas, ingresos y costos.

METODOS DE INVENTARIOS

> Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

METODOS DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR(PEPS).
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

METODO ULTIMO EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR(UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

PROMEDIO PONDERADO
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

Kardex manejado por la Empresa

El manejo de Inventarios utilizados por el establecimiento , en el manual, realizado a través de una planilla de KARDEX que es llevado a diario, registrando en ella sus productos elaborados, vendidos y las perdidas que posiblemente podrian presentar.

El metodo adquirido para este procedimiento es PEPS debido a que los prodcutos presentan una fecha limite para su utilización (Fecha de Vencimiento); Por lo cual la mercancía nueva es ubicada detrás de la mercancía antigua, permitiendo el normal desarrollo de su contabilidad.

Manejo de Inventario de "FRAGANCIAS MAGICO" (Explicado por la Representante Legal del Establecimiento )

CONCLUSIÓN

Con la experiencia de la visita realizada "FRAGANCIAS MAGICO" disfrutamos, observamos y aprendimos el proceso que se lleva a cabo las empresas a la hora de realizar inventario como resultado de la distribucion de los productos o servicios que ofrece.

Fueron muchos los conocimiendo adquiridos, en cuanto al manejo fisico y administrativo del establecimiento.

Dejando con ello multiples enseñanzas para aplicar en nuetro mundo laboral que ahora comienza